Se sei il titolare di un’azienda, probabilmente ti sarà capitato di dover effettuare rifornimenti per i tuoi dipendenti. A volte può essere difficile tenere traccia delle spese sostenute e della documentazione fiscale relativa. La carta carburante è uno strumento che risolve questo problema! In questo articolo ti spiegheremo come funziona e quali sono i vantaggi offerti dalla carta aziendale.
Che cos’è la carta carburante e perché ti conviene usarla se hai un’azienda?
Se hai un’attività imprenditoriale la carta carburante è uno strumento che semplifica notevolmente la gestione dei rifornimenti e delle spese sostenute per i dipendenti. Si tratta di un documento fiscale che sostituisce la classica fattura e fornisce un aggiornamento in tempo reale su ogni movimento e spesa legata al carburante.
In altre parole, le carte carburante sono uno strumento che consentono di certificare, in modo chiaro e trasparente, l’acquisto di ogni tipo di carburante per i veicoli utilizzati dalla tua società, permettendoti di avere sotto controllo ogni movimento economico collegato ai rifornimenti di benzina, GPL, diesel e ricarica di auto elettriche. In più, con alcuni tipi di carta carburante è possibile pagare i pedaggi autostradali, e ottenere una percentuale di cashback su ogni transazione.
Come funzionano le carte carburante? Diventata popolare dopo l’abolizione della vecchia scheda carburante e l’entrata in vigore della legge che stabilisce l’obbligo di tracciabilità dei pagamenti carburante ai fini del riconoscimento delle detrazioni fiscali, la carta carburanti è una prepagata che l’azienda fornisce al dipendente per fare il pieno all’auto aziendale, senza che quest’ultimo spenda i propri soldi. Nell’aspetto è simile a una normale carta di credito, ma è disponibile anche in versione virtuale per utilizzarla comodamente tramite applicazione da scaricare sul proprio smartphone.
Esistono anche carte carburante di debito, ovvero carte collegate direttamente al conto corrente aziendale. In questo caso, a differenza delle carte carburante prepagate che prevedono un plafond di spesa predefinito e limitato, si avrà un addebito diretto.
Una volta effettuato il pagamento con la carta, accettata sui principali di circuiti di pagamento tra cui MasterCard e VISA, tutte le operazioni saranno registrate e visibili in tempo reale su un portale dedicato, consentendo di avere sotto controllo i costi del carburante. Inoltre, ogni dipendente potrà tenere traccia dei propri acquisti e della documentazione fiscale necessaria per la detrazione delle spese.
Utilizzare le carte carburante è davvero semplice: il dipendente si reca alla stazione di servizio, sceglie il tipo di carburante desiderato e avvicina la carta al POS del benzinaio per effettuare il pagamento. La transazione sarà naturalmente accettata solo se si dispone di un importo pari o superiore a quello previsto dall’operazione. Una volta completata la transazione viene emesso uno scontrino che deve essere conservato per eventuali verifiche.
Monomarca, Multimarca, Universale e Multifunzione: quale carta carburante scegliere?
Le carte carburanti rappresentano uno strumento pratico ed efficiente che semplifica la gestione delle spese aziendali e offre numerosi vantaggi ai proprietari di imprese, ma non sono tutte uguali. sul mercato sono infatti disponibili quattro tipologie di carte carburante, ciascuna con le proprie caratteristiche:
Carta Carburante Monomarca
È legata al marchio di una specifica rete di rifornimento e quindi può essere utilizzata esclusivamente presso i distributori dello stesso marchio. In genere è offerta dalle grandi compagnie petrolifere, come Esso o Api, e tra le più note e diffuse c’è Cartissima Q8 utilizzabile nelle stazioni di ricarica Q8 e Q8easy. Con la carta carburante monomarca hai accesso alle offerte speciali, puoi usufruire di sconti extra e avere la possibilità di partecipare alla raccolta punti per poter collezionare premi scelti tra quelli del catalogo. Poiché è spendibile solo in un unico circuito, questo tipo di carta carburante è adatta a chi si serve regolarmente presso un distributore in particolare e quindi, tendenzialmente, percorre sempre lo stesso tragitto oppure ha una stazione di riferimento per fare il pieno nei pressi del proprio posto di lavoro;
Carta Carburante Multimarca
A differenza di quella monomarca, la carta carburante multimarca ti offre la possibilità di rifornire il veicolo presso tutti i distributori convenzionati, senza essere vincolati a un marchio o rete di rifornimento in particolare. In origine questa tipologia di carte è nata per semplificare la vita degli autotrasportatori quindi ti permette di accedere a un numero generalmente più ampio di distributori convenzionati che sono presenti per lo più presenti lungo le autostrade e le principali arterie del territorio. Insomma, con la carta carburante multimarca si può scegliere la stazione di servizio più conveniente, sia in termini di prezzo che di posizionamento. Tra le carte carburante multimarca più diffuse ci sono DKV Card e UTA;
Carta Carburante Universale
Con questa carta puoi fare rifornimento praticamente ovunque, in qualunque stazione di servizio, anche presso le più economiche pompe bianche o distributori no logo. L’unico requisito da rispettare per poterla usare è scegliere una stazione di rifornimento che accetti pagamenti attraverso il circuito Mastercard.
Carta Multifunzione
Di fatto non è una vera e propria carta carburante ma può essere utilizzata anche per fare rifornimento. Per dirla con parole diverse, la carta multifunzione è una prepagata spendibile per molteplici servizi, tra cui anche l’acquisto di carburante.
Come richiedere la carta carburante e quali sono i costi?
Puoi richiedere la carta carburante direttamente presso un benzinaio oppure online attraverso le piattaforme dedicate. In entrambi i casi è necessario disporre di una Partita IVA.
I costi variano in base al tipo di strumento scelto: ad esempio, per le carte carburante universali la registrazione è gratuita, ma è previsto un costo iniziale di rilascio e devi anche scegliere un piano di abbonamento il cui canone mensile variabile. Per le versioni brandizzate invece, vale a dire per le carte carburanti rilasciate direttamente dai distributori, è richiesto solo il versamento iniziale dell’importo che sarà ricaricato sulla carta e non sono previsti altri tipi di costi.
In entrambi i casi, il costo delle transazioni è gratuito poiché non si applicano commissioni di pagamento.
