Ti sei mai trovato nella situazione di dover richiedere il rimborso per le spese sostenute durante una trasferta di lavoro? Se la risposta è sì, in questa guida ti spiegheremo come si compila la nota spese in maniera corretta, quali sono gli aspetti da tenere in considerazione e perché ti conviene farlo con Telepass Business.
Che cos’è la nota spese?
Se per te i viaggi di lavoro sono una realtà quotidiana, allora avrai sicuramente sentito parlare della nota spese. Si tratta di un documento che deve essere compilato dai dipendenti per richiedere il rimborso delle spese sostenute durante una trasferta di lavoro.
A differenza di quanto si possa pensare, non esiste un vero e proprio standard per la nota spese. Ogni società utilizza infatti un formato cartaceo o digitale che i lavoratori sono chiamati a compilare il documento secondo tempistiche e modalità prestabilite. Si possono usare i più comuni programmi di testo, come Word o Pages, fogli di calcolo, come Excel o Numbers, oppure i software gestionali più avanzati.
La nota spese è uno strumento indispensabile e molto utile per i lavoratori che devono effettuare spesso viaggi di lavoro o anticipare spese per conto dell’azienda, poiché permette di richiedere il rimborso dei costi sostenuti in modo semplice e rapido. In genere, il documento viene compilato da lavoratori dipendenti, ma a volte può anche essere redatta da professionisti titolari di partita IVA che devono richiedere ad un committente il rimborso di spese effettuate per conto di quest’ultimo.
Quali sono i dati da inserire nella nota spese?
Se i layout e i formati specifici variano da azienda ad azienda, c’è comunque un insieme di informazioni che devono necessariamente essere riportate nella nota spese. Tra queste, sono fondamentali:
- Riferimenti dell’azienda: ragione sociale e indirizzo della società a cui si richiede il rimborso spese;
- Dati anagrafici del dipendente che richiede il rimborso: nome, cognome e tipologia di contratto in essere (ad esempio: dipendente o consulente);
- Data e luogo di destinazione del viaggio di lavoro: quando e dove è avvenuta la trasferta. La data può essere indicata in formato giorno/mese/anno, oppure come numero di giorni passati fuori sede;
- Elenco delle spese sostenute nel corso della trasferta: indicazione della natura e dell’entità delle spese per cui si richiede il rimborso (spese di viaggio, cibo e alloggio, trasporti urbani, eccetera);
- Note aggiuntive: ulteriori informazioni che si ritengono utili, ad esempio le modalità di pagamento scelte per effettuare il viaggio (ad esempio, biglietto aereo acquistato online, carta prepagata utilizzata per pagare l’albergo, eccetera).
Oltre a inserire tutti questi dati nella nota spese, è necessario allegare tutti i documenti che attestano le spese sostenute. Questo può includere fatture, ricevute, scontrini e notule di pagamento, biglietti aerei o autobus, estratti conto bancari e qualsiasi altra prova che dimostri l’effettiva esistenza delle spese.
Se i costi non sono facilmente documentabili, come ad esempio le mance o le spese condivise con un’altra persona, è consigliabile inserire una nota per specificare la tipologia di spesa e le ragioni della sua non documentazione. Ti ricordiamo inoltre che se viaggi utilizzando un mezzo di tua proprietà, il rimborso spese include il carburante e i chilometri percorsi che puoi calcolare tramite il servizio offerto da ACI (Automobile Club Italia).
3 passaggi fondamentali per calcolare correttamente la nota spese
Per compilare una nota spesa correttamente e ottenere il rimborso delle spese sostenute, è importante seguire alcuni passaggi fondamentali.
Vediamo quali sono:
- Stesura: spetta al dipendente poiché è lui che ha sostenuto le spese in trasferta di lavoro. Oltre a redigere il documento in modo accurato, il dipendente o collaboratore deve anche allegare i giustificativi. È importante che nella compilazione della nota spese, le informazioni siano riportate in modo chiaro e preciso per non lasciare spazio a malintesi o errori che potrebbero causare disagi.
- Controllo: l’amministrazione dell’azienda deve verificare che le informazioni inserite nella nota spese corrispondano a quelle riportate nelle ricevute e nei giustificativi allegati, prima di procedere al rimborso spese. Inoltre, deve accertare la conformità delle spese alle normative aziendali. In questa fase, l’amministrazione può richiedere anche chiarimenti da parte del dipendente in caso di eventuali discrepanze o errori;
- Inserimento dati nella contabilità aziendale: una volta controllata la nota spese, l’amministrazione si occupa poi di inserire i dati nel sistema contabile dell’azienda. Dopo questo passaggio si procede all’erogazione del rimborso spese.
Quali sono i problemi più comuni quando si compila una nota spese?
I principali problemi che possono insorgere quando si compila una nota spese, soprattutto se ci si affida ai programmi di elaborazione testo o ai fogli di calcolo, a cui va allegata la documentazione cartacea, sono:
- La compilazione errata o incompleta: questo può causare notevoli ritardi nella corresponsione dei rimborsi, poiché il dipendente/collaboratore dovrà aspettare che l’amministrazione effettui i controlli e verifichi le informazioni inserite;
- Attribuzione delle spese non corrette: un altro problema che si può verificare è l’attribuzione di spese non corrispondenti a quelle effettivamente sostenute. Ciò può accadere se il dipendente/collaboratore inserisce notizie non corrispondenti o imprecise, o se l’amministrazione effettua un controllo incongruente. Per evitare questo rischio è importante allegare la documentazione che attesti le spese sostenute;
- Gestione del denaro contante poco efficiente: un’altra difficoltà correlata alla nota spese è la gestione del denaro contante. Va infatti ricordato che non sempre il dipendente/collaboratore è chiamato ad anticipare le spese perché a volte l’azienda può mettere a disposizione il denaro necessario per affrontare la trasferta. Ma se il lavoratore supera il budget assegnato potrebbero sorgere dei problemi nella compilazione del documento per il rimborso spese con un conseguente ritardo del pagamento;
- Mancato controllo sulle spese: la nota spese viene consegnata dal dipendente/collaboratore dopo diversi giorni dalla trasferta per poi essere esaminata dall’amministrazione a distanza di tempo. Ciò significa che si corre il rischio di perdere informazioni importanti che potrebbero sfuggire a causa della notevole quantità di dati da considerare. Ad esempio, il dipendete/collaboratore potrebbe non ricordare con precisione a che cosa corrisponde una determinata ricevuta oppure alcuni giustificativi potrebbero non essere più a disposizione perché persi o smarriti;
- Difficoltà legate ai pagamenti online: i servizi che si prenotano e pagano in maniera virtuale sono sempre più diffusi, ma in quale modo vanno giustificati nel documento per nota spese? Ad esempio, il dipendente/collaboratore potrebbe ritrovarsi nella situazione di dover usare la sua carta di credito personale perché l’azienda non ha una carta prepagata aziendale. In questo caso, le difficoltà di gestione aumentano notevolmente e bisogna capire come gestire la nota spese per effettuare il rimborso.
Telepass per aziende, partite IVA e professionisti: con T-Business semplifichi la gestione delle spese
Telepass Business è un servizio che permette a PMI, grandi imprese e liberi professionisti di gestire la nota spese in maniera efficiente per semplificare i movimenti di cassa e ridurre il costo della gestione del denaro contante.
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Ecco quali sono i vantaggi di T-Business:
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